Sekretarz

ZAKRES OBOWAZKÓW I UPRAWNIEŃ

 

 

1.         Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego pracę.

2.         Sekretarz kieruje pracą urzędu w przypadku nieobecności Wójta w ramach udzielonych upoważnień.

3.W ramach zapewnienia sprawnego funkcjonowania Urzędu Sekretarz :

1)         opracowuje projekty zmian regulaminu,

2)         opracowuje projekty podziału referatów na stanowiska pracy,

3)         sprawuje nadzór merytoryczny nad przygotowywaniem projektów uchwał i zarządzeń organów Gminy,

4)         pełni nadzór nad prowadzeniem kancelarii ogólnej oraz nadzór nad terminowym załatwianiem spraw, przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, ustawy o pracownikach samorządowych, kodeksu pracy jak również  kodeksu postępowania administracyjnego oraz innych obowiązujących przepisów prawa,   

5)         przedkłada Wójtowi propozycje dotyczące usprawnienia pracy Urzędu,

6)         sprawuje nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzeniem spraw związanych z doskonaleniem kadr, 

7)         współpracuje z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie spraw wynikających z ochrony danych osobowych, prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz wykaz zarejestrowanych zbiorów danych osobowych,

8) współpracuje z Archiwistą – Koordynatorem czynności kancelaryjnych w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej i przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt,

 

4. Sekretarz nadzoruje organizację spraw związanych ze spisami powszechnymi, wyborami i referendami – pełni funkcję urzędnika wyborczego,

5. Prowadzi sprawy związane z wydawaniem pozwoleń na zbiórki publiczne,

6. Realizuje zadania w zakresie naboru pracowników, pełni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej oraz przygotowaniem i realizacją egzaminu kończącego służbę przygotowawczą,

7. Sprawuje nadzór nad rozdzieleniem korespondencji przychodzącej do urzędu dla poszczególnych referatów, w tym zatwierdza dekretacje dokonywane przez pracownika sekretariatu Urzędu,

8. Koordynuje udostępnianie informacji publicznej - zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,

9. Koordynuje postępowaniem w sprawie rozpatrywania skarg i wniosków wniesionych do Urzędu,

10. Pełni zadania Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie Gminy,

11. Wykonuje czynności Administratora Danych Osobowych

12. Pełni zadania koordynatora kontroli zarządczej,

13. Sekretarz sporządza akty pełnomocnictwa do głosowania

14. Wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta niezastrzeżone dla innych organów.

16. Sekretarz sprawuje bezpośredni nadzór nad kierownikiem referatu spraw obywatelskich i organizacyjnych.

 

 

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykonanie obowiązków służbowych.

2. Odpowiada za prawidłowe przechowywanie dokumentacji na stanowisku pracy.

3. Przestrzeganie obowiązujących  przepisów prawnych.

4. Odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną określa Kodeks pracy

5. Odpowiedzialność materialną określa za szkody wyrządzone pracodawcy w związku z wykonywaniem czynności określa Kodeks pracy.

 

Z tytułu wykonywania powierzonych obowiązków sekretarzowi przysługują uprawnienia określone w rozdziale 4 Ustawy o pracownikach samorządowych i kodeksie pracy oraz w udzielonych upoważnieniach i pełnomocnictwach.

 

Ustalony zakres obowiązków i uprawnień jest integralną częścią umowy o pracę.

Sekretarz podlega służbowo Wójtowi Gminy Trzebiel.